ARIADNE - Dokumentation zum Verzeichnungswerkzeug
 

Dieses Dokument beinhaltet eine Hilfe und Erläuterungen zur ARIADNE Datenbank und den dazugehörigen Werkzeugen. Die Werkzeuge dienen der Verzeichnung von Archivbeständen und ermöglichen Recherchen in den Bestandsinformationen und Verzeichnungsangaben der Archivalien. Dementsprechend werden in diesem Dokument zwei Werkeuge unterschieden.

1. Das Verzeichnungswerkzeug, das es ermöglicht, einen zentralen Bestandsnachweis mit entsprechender Tektonik des Archives zu erstellen, Bestände voneinander abzugrenzen, zu ordnen und zu verzeichnen.
2. Das Recherchewerkzeug hat die Funktion, in den allgemeinen Bestandsinformationen, Ordnungsschemata (Klassifikationen) und Verzeichnungsangaben zu blättern bzw. in diesen zu suchen. Die Ergebnisse können markiert, ausgedruckt bzw. für eine Weiterverabeitung bereitgestellt (exportiert) werden.

Im weiteren Text soll nun das Verzeichnungswerkzeug beschrieben werden. Eine Hilfe zur Recherche finden Sie in der Datei  AriandeReport.html .

 Inhaltsverzeichnis
 

1.	Das ARIADNE - Verzeichnungswerkzeug
1.1.	Nutzeridentifikation
1.2.	Bestandsübersicht und -bearbeitung
1.2.1.	Bestandsverwaltung
1.2.2.	Bestände freistellen
1.2.3.	Bestände drucken/exportieren
1.2.4.	Ordung und Verzeichnung der Bestände
1.2.4.1.	Ordnungsschemata erstellen
1.2.4.2.	Verzeichnung allgemein
1.2.4.3.	Verzeichnung im Maskenmodus
1.2.4.3.1	Verzeichnung von Sachakten
1.2.4.3.2	Verzeichnung von Personalkten
1.2.4.3.3	Verzeichnung von Urkunden
1.2.4.3.4	Verzeichnung von Karten, Risse und Pläne
1.2.4.3.5	Verzeichnung von Fotos
1.2.4.4.	Verzeichnung im Listenmodus
1.2.4.5.	Verzeichnung im Tabellenmodus
2.	Suche allgemein (Reguläre Ausdrücke)
2.1	Motivation zur Nutzung von regulären Ausdrücken
2.2	Metaauszeichnungen von regulären Ausdrücken.
3.	Tastaturbelegungen
3.1	Tastaturbelegung für Ansichten und Bearbeitungsmodi
3.2	Tastaturbelegung zur Datennavigation
3.3	Tastaturbelegung zur Datensatzmanipulation
3.4	Tastaturbelegung zur Feldnavigation & -manipulation
4.	Impressum

 
 1.  Das ARIADNE - Verzeichnungswerkzeug

Das Verzeichnungswerkzeug ist ein Hilfsmittel zur Erfassung und Strukturierung von Archivalienbeständen. Die einzelnen Bestände eines Archives werden dabei in einem zentralen Bestandsnachweis (ZBN) erfaßt und beschrieben. Sie erhalten hierbei ihren Platz in der Tektonik des Archives zugewiesen. Für einen Bestand innerhalb dieses Bestandsnachweises ist die Anlage eines Ordungsschemas möglich. Für die unterschiedlichen Archivaliengattungen stellt ARIADNE verschiedene Verzeichnungsmasken automatisch zur Verfügung. Es wird derzeit zwischen einfachen Sachakten, Personalakten, Urkunden, Fotos sowie Karten/Rissen/Plänen unterschieden.

Zum Zwecke der Bestandsverwaltung und -pflege können im Verzeichnungswerkzeug Bestände neu angelegt oder eingerichtet werden. Es kann auch nach bereits angelegten Beständen gesucht werden, die dann nach entsprechender Auswahl eine weitere Bearbeitung erfahren sollen. Daneben kann man sich eine Übersicht über geschädigtes Archivgut innerhalb eines Bestandes verschaffen.

Die Klassifizierung der Archivalien innerhalb eines Bestandes erfolgt mit Hilfe eines Ordnungsschemas welches im weiteren Text auch als Klassifikation bezeichnet wird. Der einzelne Gliederungspunkt eines Ordnungsschemas besteht aus einer Gliederungsnummer und einem beschreibenden Titel. Die Erstellung eines Ordnungsschemas ist aber nicht Voraussetzung für die Verzeichnung von Archivalien. Es ist auch möglich, Archivalien unklassifiziert zu erfassen und diese in einem weiteren Arbeitsschritt zu klassifizieren (Bär'sches System).

    Für die Verzeichnung der verschiedenen Archivaliengattungen existieren jeweils drei Bearbeitungsmodi zur Erfassung und Verwaltung:

1. Maskenmodus - Der Maskenmodus dient der schnellen Erfassung und Korrektur von Verzeichnungsangaben. Dabei sollen die Daten "hintereinander weg" erfaßt werden. Spezielle Tastaturfunktionen ermöglichen es, automatisch zum nächsten Datensatz zu springen bzw. am Ende der Erfassungsmaske den Datensatz automatisch einzutragen und eine neue Eingabemaske zu erzeugen. Daneben ist es möglich, innerhalb der Datensätze eines Bestandes zu navigieren oder in zuvor ausgewählten Datensatzgruppen zu arbeiten.
2. Listen- oder Suchmodus - Mit Hilfe des Listen- und Suchmodus ist es möglich, in Feldern wie Signatur, Alte Signatur, Laufzeit, Aktentitel, Enthält-Vermerk einen Bestand nach bestimmten Suchbegriffen zu durchforsten und eine Auswahl gewünschter Archivalien zusammenzustellen, die anschließend im Maskenmodus weiter bearbeitet werden können.
Der Listen- oder Suchmodus eignet sich besonders für die Korrektur weit im Bestand verstreuter Archivalieneinheiten.
3. Tabellenmodus - Wie im Maskenmodus ist es hier möglich, Daten zu ergänzen bzw. zu korrigieren. Die Datenfelder werden hier in einer Tabelle gelistet und können geändert werden. Allerdings ist es in diesem Modus nicht mehr möglich, die Ordnung (Signatur und Klassifikation) zu ändern oder Datensätze hinzuzufügen oder zu löschen. Diese Operationen müssen im Maskenmodus durchgeführt werden. Der Tabellenmodus eignet sich vor allem für die Korrektur wiederholt oder seriell auftretender Fehler innerhalb des gleichen Datenfeldes bei mehreren Verzeichnungseinheiten.

Neben diesen reinen Verzeichnungswerkzeugen bietet ARIADNE diverse Werkzeuge zur Ausgabe bzw. zur Eingabe von Sicherheitseinstellungen. So kann man Bestandsübersichten für das Archiv und Findbücher für einzelne Bestände erzeugen. Bei ihrer Ausgabe wird zwischen einem gewöhnlichen Papierausdruck und dem elektronischen Datenexport zur späteren Weiterverarbeitung unterschieden. Ersteres erfolgt in einem elektronischen Dokumentformat (Portable Dokument Format - PDF) und wird direkt zum freiverfügbaren AcrobatReader umgeleitet, von dem aus dann gedruckt werden kann. Der Export hingegen erfolgt in ein vom Benutzer anzugebendes Verzeichnis innerhalb des Netzwerkes im Datenformat Extended Markup Language (XML) und kann mittels eines Übersetzungstextes (XSL/XSLT) in eine Textverarbeitung importiert werden. Ein "XSL - Stylesheet" für eine Übersetzung in das im Internet genutzte HTML-Format liegt der Edition bei.

Im weiteren Text soll nun etwas ausführlicher auf die einzelnen Programme und Werkzeuge eingegangen werden.

 1.1. Nutzeridentifikation

Startet man die ARIADNE - Verzeichnungsanwendung, so meldet sich die Applikation mit einem Fenster zur Nutzeridentifikation. Die folgende Abbildung zeigt diesen Dialog an.

Geben Sie die von der Datenbank vergebene Nutzeridentifikation und das Passwort ein. Im Feld "Archiv" sollte der Name Ihrer Einrichtung erscheinen. Falls Sie die Bearbeitung für ein fremdes Archiv vornehmen, müssen Sie es entsprechend auswählen (diese Möglichkeit ist nur bestimmten Einrichtungen vorbehalten). Anschließend klicken Sie auf   um sich zu identifizeren. Falls Sie den Dialog abbrechen bzw. verlassen wollen, klicken Sie auf  .

Sind Ihre Angaben falsch, erhalten Sie eine Fehlermeldung der Art
.
Wenn Sie sich sicher sind, daß alle Angaben richtig sind und Sie dennoch keinen Erfolg haben, wenden Sie sich an den Administrator.

Sind Ihre Angaben zur Identifikation korrekt und besitzen Sie die Bearbeitungsrechte eines Archivars oder Administrators, so erhalten Sie ein neues Fenster, die "Übersicht zum Zentralen Bestandsnachweis". Die Funktion und Arbeitsweise dieses Werkzeuges wird im folgenden Kapitel erläutert.

 1.2. Bestandsübersicht und -bearbeitung

Die Bestandsübersicht listet zuerst einmal alle Einträge des entralen Bestandsnachweises in Kurzform auf. Dabei werden lediglich Angaben zur Tektonikgruppe bzw. Repositur, der Bestandssignatur, dem Titel und der Laufzeit gemacht. Die Anzahl der erfaßten Bestände wird dabei am Ende der Liste angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für das Universitätsarchiv Greifswald.

 1.2.1. Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung dient der Pflege und Aktualisierung des zentralen Bestandsnachweises. Dabei können Bestände nach Inhalten durchsucht, Bestandsinformationen ergänzt, Eintäge korrigiert oder auch gelöscht werden. Das Löschen eines kompletten Bestandseintrages ist nur möglich, wenn der Bestand "leer" ist, d.h. wenn er weder ein Ordnungsschema noch Verzeichnungsangaben für einzelne Archivalien enthält. Die folgende Grafik zeigt die Eingabemaske der Bestandsverwaltung.

Die Anlage oder Einrichtung eines Bestandes im ZBN ist die Voraussetzung für jede weitere Bearbeitung oder die Verzeichnung von zu diesem Bestand gehörenden Archivalien. Die Felder "Bestandsbezeichnung", "Bestandsignatur" und wahlweise "Tektonikgruppe" oder "Repositur" sollten dabei unbedingt ausgefüllt werden. Die Angaben zu den zahlreichen anderen Feldern können auch im Nachhinein ergänzt werden.

Wie in allen Fenstern sind im oberen blau markierten Bereich die Statusanzeigen angeordnet. Darunter befindet sich die Menüleiste. Sie ist hier abgebildet und soll kurz erläutert werden.

Die Bedienelemente sind in 3 Gruppen unterteilt. Die erste Gruppe bietet ausschließlich Möglichkeiten zur Navigation in den Datensätzen.

	Gehe zum ersten Eintrag des ZBN
	Gehe zum vorherigen Bestand
	Gehe zum nächsten Bestand
	Gehe zum letzten Bestand des ZBN

Alle Bedienelemente können auch über die Tastatur aktiviert werden. Lesen Sie bitte dazu das Kapitel  3.2  . Die Position bzw. Sortierung der Einträge innerhalb der Bestandsliste ist abhängig von den Einträgen folgender Felder.

1. Tektonik
2. Repositur
3. Bestandsname

Wird einer dieser Datensätze geändert, ändert sich unter Umständen auch die Position des Bestandes innerhalb der Bestandsliste. Für eine schnelle Navigation gibt es neben den oben genannten Bedienelementen auch die Möglichkeit, mit Hilfe einer Scroll-Leiste am unteren Rand des Fensters scheller zu blättern. Das Navigationselement ist hier dargestellt.

Zur zweiten Gruppe gehören die Bedienelemente zur Bearbeitung der Bestandsinformationen

	Neuen Bestand anlegen/eintragen
	Bestand löschen - ist nur möglich, wenn der Bestand weder Ordnungsschema noch Verzeichnungsangaben enthält
	Speichern des aktuellen Eintrags

Diese Funtionen können auch über Tastatureingaben ausgeführt werden. Lesen Sie bitte dazu Kapitel  3.3 .

Unabhängig von den Bedienfeldern wird Ihr Datensatz gespeichert, sobald Sie das letzte Feld verlassen. Gleichzeitig wird eine leere Maske zur weiteren Eingabe erzeugt.

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Tektonikgruppe	Angabe der Tektoniknummer des Bestandes	0.1.1.
Repositur	Angabe der alten oder noch gültigen Repositurnummer	Rep. 63
Bestandssignatur	Angaber derselben, soweit nicht identisch mit Tektoniknummer oder Repositur	R
Bestandsbezeichnung	Name des Bestandes	Altes Rektorat
Wertgruppe	Fakultativ. Hier kann angegeben werden, ob es sich um einen endarchivisch bearbeiteten Bestand handelt, soweit Wertgruppen geführt werden.	A
Zitierweise	Angabe der für die Benutzer festgelegten Zitierweise mit der Archivsigle	UAG Altes Rektorat, R + Nr.
Bestandsbildner	Hier können Bestandsbildnerinformationen zusammengefaßt werden wie verschiedene Bezeichnungen der Institution oder Behörde, Zuständigkeiten und Arbeitsaufgaben etc.	Rektor, Konzil, Senat, Seniorat, Akademische Administration.
Vorgänger	Dient der Verfolgung der Bestandsabgrenzung und enthält die Nennung der Vorgängerbehörden des Bestandsbildners mit Hinweisen auf entsprechende Bestände innerhalb des Archivs
Nachfolger	Dient der Verfolgung der Bestandsabgrenzung und enthält die Nennung der Nachfolgebehörden des Bestandsbildners mit Hinweisen auf entsprechende Bestände innerhalb des Archivs
Umfang in Archivgutbehältern	Angabe des Lagerumfangs	530
Zeitlicher Umfang	Zeitlicher Umgang des Bestandes	1530-1957
Lagerfläche lfm.	Angabe der Regalmeter	79,4
Anzahl der Urkunden	Angabe von Sonderformen im Bestand, falls vorhanden
Anzahl der Karten	Angabe von Sonderformen im Bestand, falls vorhanden
Anzahl Sonstige	Angabe von Sonderformen im Bestand, falls vorhanden
Erschließungsstand	Angabe des Zeitpunktes, der verantwortlichen Mitarbeiter und der Verzeichnungsart	1999, Dr. Danzig, erweiterte Verzeichnung
Benutzerinformation FHM	Bezeichnung der vorhandenen Findhilfsmittel zu diesem Bestand (AL-Ablieferungsliste, FK-Findkartei, FB-Findbuch, Datenbank)	FB
Verfilmung/ Bestand	Jahr der Verfilmung des Bestandes, falls erfolgt	2000
Verfilmung/ Findhilfsmittel	Jahr der Verfilmung der FHM, falls erfolgt	2000
Restaurierung/ Konservierung	Angabe von konservatorischen Maßnahmen mit Zeitpunkt und genauer Angabe zu Art und Umfang, die für den Gesamtbestand oder erhebliche Teile davon erfolgt sind.	Entsäuerung 2003
Benutzungs- einschränkung	Angabe von Schutzfristen oder anderen Gründen, die eine Benutzung des Bestandes oder einzelner seiner Teile einschränken
Zugangsdaten	Angabe des Zeitpunktes und des Umfanges der Abgabe des Bestandes oder einzelner seiner Teile an das Archiv
Revision/ Jahr	Angabe des Zeitpunktes der Bestandsrevisionen	2000
Lagerungsform des Bestandes	Angabe der Lagerungsform als Bündel, kartoniert, liegend, hängend etc.	kartoniert
Magazin	Angabe der Magazinnummer	1
Regal	Angabe der Regalnummer	1-4
Aufgaben	Kurze Bezeichnung der bei Verzeichnung oder Revision festgestellten notwendigen Arbeiten am Bestand, die einer künftigen Bearbeitung vorbehalten bleiben
Hinweise	Angabe von Besonderheiten zur Bestandabgrenzung, Ablieferungen, Archivalienaustauschen, Teilbeständen in anderen Archiven, Kriegsverlusten etc.
Literatur	Bibliographische Angaben zu gedruckten Findbüchern oder Literatur, die unter maßgeblicher Benutzung des Bestandes entstanden ist

Die dritte Gruppe der Bedienelemente dient zum Aufrufen der Hilfe oder zum Beenden der Anwendung. Für den gerade gewählten Bestand kann man sich außerdem eine Liste des geschädigten Archivgutes anzeigen lassen. Diese Funktion ist über folgenden Knopf zu erreichen.

Die Grafik zeigt das daraufhin erscheinende Fenster.

 1.2.2. Bestände freistellen

Die Sicherheitseinstellungen für Bestände oder einzelne Archivalien sind vor allem für die Überlieferung der neuesten Zeit oder für personenbezogene Unterlagen, die Schutzfristen unterliegen, von Bedeutung. Sie gewährleisten, daß nur der dazu berechtigte Personenkreis auf die Verzeichnungsangaben zugreifen kann, während sie für Benutzer oder Gäste "unsichtbar" bleiben. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie sich entschließen, Ihre Bestände oder Teile davon über den zentralen ARIADNE-Server auch im Internet zugänglich zu machen. Hier werden dann nur die Archivalien zur Verfügung gestellt, die Sie zuvor "freigestellt" haben. Die Grundeinstellung der Anwendung wurde so vorgenommen, daß jede neu hinzukommende Verzeichnungseinheit solange "gesperrt" ist, bis der Archivar sie "freistellt".

Die Freistellung kann bereits während der Verzeichnung erfolgen. Vgl. dazu (1.2.4.3.). Zusätzlich verfügen Sie aber über ein zentrales Werkzeug für diese Aufgabe, das eine komfortable und zeitsparende Arbeitsweise bei nachträglichen Veränderungen der Sicherheitseinstellungen gewährleistet. Folgende Abbildung zeigt das Arbeitsformular.

Das Formular zeigt zwei Listen. Die obere Liste führt die gesperrten Akten auf, die untere die freigestellten. Zwischen den beiden Listen kann man sich mühelos durch Mouse-klicks bewegen. Es ist nun möglich, einzelne oder mehrere Akten in diesen Listen durch Betätigen der Leertaste zu markieren bzw. auszuwählen. Durch erneute Betätigung der Leertaste wird diese Auswahl wieder aufgehoben. Ist die Akte markiert, wird diese mit blauem Hintergrund bzw. mit blauer Schrift und schwarzem Hintergrund dargestellt.

Im jeweiligen Listenkopf ist links die Anzahl der gesperrten oder freigestellten Verzeichnungseinheiten angegeben. Mit den Bedienelementen im Listenkopf rechts können Sie nun die Einträge freistellen oder sperren. Sie können aber auch alle Markierungen bzw. die gesamte Auswahl wieder aufheben, ohne die Sicherheitseinstellungen zu verändern.

	Markierung in der Liste der gesperrten Akten aufheben
	Markierte Akten freistellen
	Markierung in der Liste der freigestellten Akten aufheben
	Markierte Akten sperren

In der Menüleiste sind die verfügbaren Archivaliengattungen des aktuellen Bestandes aufgelistet, soweit er mehr als eine Archivaliengattung umfaßt. Verschiedene Archivaliengattungen eines Bestandes müssen gesondert für sich freigestellt oder gesperrt werden. Durch Anklicken der entsprechenden Knöpfe kann zwischen den Archivaliengattungen gewechselt werden. Achtung! Dabei gehen alle Markierungen verloren.

 1.2.3. Bestände drucken und exportieren

Mit Ariadne ist es möglich, sowohl Bestandsübersichten, als auch Findbücher automatisch zu erzeugen, zu drucken oder für eine spätere Bearbeitung zu exportieren.

Vor dem Auslösen des Druckes oder des Exportes ist es notwendig, daß Sie einen oder mehrere Bestände, zu denen Sie Bestandsinformationen drucken wollen, durch Betätigung der Leertaste markieren. Zum Druck eines Findbuches können Sie jeweils nur einen einzigen Bestand auswählen bzw. markieren. Das erneute Betätigen der Leertaste hebt die Makierung oder Auswahl wieder auf. Neben dieser manuellen Variante können Sie durch Klicken auf alle Bestände markieren oder mittels Klick auf alle Markierungen löschen. Die markierten Bestände werden mit blauem Hintergrund bzw. blauer Schrift und schwarzem Hintergrund dargestellt. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Bestandsauswahl. Hier wurden das Alte Rektorat und dieUrkunden gewählt.

ARIADNE bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Bestandsinformationen oder ein Findbuch auszugeben. Zum Einen kann eine druckbare Form der Bestandsinformation oder des Findbuches im "Portablen Dokument Format (PDF)" erzeugt und mit Hilfe des frei verfügbaren Acrobat Reader angezeigt und ausgedruckt werden. Diese Optionen sind in der Menüleiste unter bzw. zu erreichen. Wollen Sie die Bestandsinformationen oder das Findbuch auf elektronischem Weg versenden, so können Sie die angezeigte PDF-Datei speichern und weitergeben.

Die zweite Variante besteht in einem regelrechten Export. Dies geschieht in der sogenannten Erweitebare Auszeichnungs Sprache (eXtended Markup Language - XML). Mit Hilfe dieser Sprache ist es möglich, die Daten in andere Anwendungen mittels Formatforlagen (XSL) zu importieren, was mit einer PDF-Datei nicht möglich ist. Formatvorlagen für die Internetauszeichnungssprache HTML werden im ARIADNE-Paket mitgeliefert, so daß sie sich die exportierte Datei anzeigen lassen und diese auch am Bildschirm bearbeiten bzw. frei gestalten können. Die folgende Abbildung zeigt die Darstellung einer Bestandsinformation als PDF im Acrobat Reader und die darauffolgende einen Findbucheintrag als XML-XSL im Internet Explorer.

 1.2.4. Ordnungsschemata und Aktengruppen erfassen

In diesem Fenster werden Ordnungsschemata angelegt und Archivalien verzeichnet. Es dient als zentraler Einstieg und ermöglicht die Wahl des zu bearbeitenden Archivalientyps wie auch des Ordungsschemas. Der einzelne Bestand kann mehrere Archivaliengattungen enthalten. Dabei kann man zwischen Sachakten, Personalakten, Urkunden, Fotos sowie Karten, Risse und Pläne wählen. Das Ordnungsschema gilt für alle Archivaliengattungen, die innerhalb eines Bestandes vorkommen können, also Beispielsweise für Akten und Fotos gleichermaßen. Die folgende Abbildung zeigt das Arbeitsfenster.

 1.2.4.1 Ordnungsschemata erstellen

In vielen Archiven gilt die Regel "Ordnung vor Verzeichnung". Daher wird der Archivar, nachdem er die Bestandsinformationen im ZBN (vgl. 1.2.1) erfaßt hat, zuerst ein Ordnungsschema für den zu bearbeitenden Bestand anlegen. Zwingend erforderlich für dier Verzeichnung von Archivalien ist die Anlage dieses Ordnungsschemas allerdings nicht. Ohne vorliegendes Ordnungsschema erfaßte Akten können auch später noch einzelnen Klassifikationspunkten des Bestandes zugeordnet werden.

Mit Hilfe dieses Arbeitsfensters läßt sich ein ein Ordungschema erstellen. Die Einträge enthalten eine Gliederungsnummer und einen kuzen beschreibenden Text. Die Gliederungspunkte könne aus Ziffern und Buchstaben bestehen welche durch Punkte getrennt werden. Jede Nummer muß mit einem Punkt abgeschlossen werden. Auf die Verwendung von Leerzeichen innerhalb der Nummerneinträge sollte dabei verzichtet werden. Die Anzahl der Verzeichnungseinheiten, wie sie rechts neben dem Klassifikationstext angegeben ist, wird vom Programm automatisch berechnet und beim Verlassen des Fensters aktualisiert.

Die von ARIADNE verarbeiteten Ordnungsschemata sind also Dezimalklassifikationen, wie sie üblicherweise in deutschen Archiven zur Bestandsgliederung verwendet werden. Das Ordnungsschema wird im orangen Bereich mit den Feldern "Nummer", "Bezeichnung" und "Anzahl der Akten" eingegeben bzw. festgelegt. Im Feld "Nummer" ist eine Dezimalklassifikation anzugeben. Das System ergänzt hier jeweils fehlende Nullen und nimmt Einträge, die nicht ordnungsgemäß durch Punkte unterteilt oder abgeschlossen werden nicht an. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung und werden aufgefordert, Ihre Eingabe zu korrigieren.

Die Listenansicht des Ordnungsschemas unterhalb des editierbaren (organgen) Bereichs, gestattet dem Bearbeiter einen Überblick über das gesamte Ordnungsschema. Sie ist nicht editierbar. Allerdings kann der Benutzer durch einfaches Klicken in ein entsprechendes Feld oder eine Zeile den von ihm zur Bearbeitung vorgesehenen Punkt des Ordnungsschemas aufrufen. Nachdem das Ordnungsschema angelegt ist, kann der Archivar zur Verzeichnung der Archivalien übergehen.

Die Bedienelemente der Menüleiste sind in drei Gruppen geteilt. Die erste Gruppe dient der Navigation in den Datensätzen:

	Gehe zum ersten Klassifikationspunkt des Ordnungsschemas
	Gehe zum vorherigen Klassifikationspunkt des Ordnungsschemas
	Gehe zum nächsten Klassifikationspunkt des Ordnungsschemas
	Gehe zum letzten Klassifikationspunkt des Ordnungsschemas

Die zweite Gruppe der Bedienelemente wird zur Bearbeitung des Ordnungsschemas benötigt:

	Neuen Klassifikationspunkt anlegen/eintragen
	Klassifikationspunkt löschen - ist nur möglich, wenn diesem Punkt keine Archivalien zugewiesen wurden Verzeichnungsangaben enthält
	Speichern des aktuellen Eintrags

Die dritte Gruppe dient dem Aufruf der Hilfe bzw. dem Verlassen des Fensters.

	Aufruf der Hilfe.
	Schließem des Fensters

 1.2.4.2 Verzeichnung allgemein

Zum Verzeichnungsmodus gelangt man über das Fenster "Bestandsbearbeitung" (vgl. 1.2.4.) und die Auswahl eines entsprechenden Archivalientyps, der verzeichnet werden soll.

ARIADNE unterscheidet drei mögliche Ansichtsarten für die zu erfassenden oder erfassten Daten: der Maskenmodus, der Listenmodus und der Tabellenmodus. Am meisten wird der Maskenmodus Anwendung finden, da er sich am besten für die fortlaufende Eingabe bzw. Verzeichnung von Archivalien eignet.

Da für die verschiedenen Archivaliengattungen ganz verschiedene Verzeichnungsmerkmale typisch sind und bei der Bearbeitung im Vordergrund stehen, bietet ARIADNE unterschiedliche Verzeichnungsmasken für Sachakten, Personalakten, Urkunden, Karten/Risse/Pläne und Fotos.

ARIADNE bietet dem Benutzer neben der Maskenansicht zwei weitere Ansichten zur späteren Bearbeitung, Korrektur und Ergänzung bereits verzeichneter Bestände. Beide Ansichten, der Listenmodus und der Tabellenmodus verfügen über Suchfunktionen, die ein gezieltes Aufsuchen der zu bearbeitenden Verzeichnungseinheit bzw. sogar des entsprechenden Datenfeldes gestatten.

 1.2.4.3 Verzeichnung - Maskenmodus

Der Verzeichnugvon Akten startet immer im Maskenmodus und wird auch über dieses Fenster verlassen.Der Maskenmodus dient der schnellen Erfassung und Korrektur von Verzeichnungsangaben. Dabei sollen die Daten "hintereinander weg" erfaßt werden. Spezielle Tastaturfunktionen ermöglichen es, automatisch zum nächsten Datensatz zu springen bzw. am Ende der Erfassungsmaske den Datensatz automatisch einzutragen und eine neue Eingabemaske zu erzeugen. Daneben ist es möglich, innerhalb der Datensätze eines Bestandes zu navigieren oder in zuvor ausgewählten Datensatzgruppen zu arbeiten.

Die vierte und letzte Gruppe der Bedienelemente dient dem Aufruf der Hilfe bzw. dem Verlassen des Fensters.

	Aufruf der Hilfe.
	Schließem des Fensters

Neben der Menüleiste tauchen mehrer Felder mit gleichen Funktionen in allen Masken auf. Sie befinden sich in dem orange gekennzeichneten Bereich der Verzeichnungsmaske und stellen die Gruppe der Verzeichnungsangaben dar, die mindestens zu der entsprechenden Archivalie erfaßt werden sollten. Sie sollen daher hier zusammenfassend besprochen werden.

In das Feld "Klassifikation" wird der jeweilige Gliederungspunkt des Ordnungsschemas eingetragen, dem die entsprechende Sachakte zugewiesen werden soll. Dieser Eintrag geschieht nicht "von Hand" sondern über "Auswahl", indem man den Pfeil am rechten Ende des Feldes anklickt, worauf sich ein Fenster mit dem kompletten Ordnungsschema öffnet, aus dem man dann den gewünschten Punkt auswählen kann.

(Beispiel einfügen)

Desweiteren befinden sich in allen Maske hellblau hinterlegte Felder. Das sind sogenannte "Zwangsfelder". Hat der Bearbeiter diese Felder (Signatur, zeitlicher Umfang/Datierung, Titel/Name) nicht ausgefüllt, weigert sich das System einen weiteren Arbeitsschritt auszuführen. Dadurch soll verhindert werden, daß unwissentlich oder aus Versehen Daten erfaßt werden, die später keinem Archivale mehr zugeordnet werden können. Sollte einmal eine Datierung nicht zu ermitteln sein, genügt es "o.D." in das Feld einzutragen.

Das Feld "Sortierung" gibt dem Benutzer ein - neben Ordnungsschema und Klassifikation - zusätzliches Sortiermerkmal an die Hand, welches frei gestaltet werden kann. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Bestände später umgeordnet wurden und die Signaturen nun nicht mehr von 1 bis "x" "durchlaufen". Er kann hier durch die Eingabe von Nummern die Reihenfolge der Akten innerhalb einer Aktengruppe (oder Klassifikation) festlegen. In dieser Reihenfolge werden die Akten dann auch im späteren Findbuch ausgeworfen. Es hat sich in der Praxis bewährt, bei der Vergabe von solchen Sortiermerkmalen in Zehnerschritten vorzugehen (also 00010, 00020, 00030 etc.) um evtl. später hinzukommende oder übernommene Akten noch einarbeiten zu können. Das Feld "Sortierung" sollte nur dann benutzt werden, wenn man sich hausintern geeinigt hat, wie es zu belegen wäre.

In jeder Verzeichnungsmaske befindet sich in der rechten unteren Ecke als letztes Feld das Feld "Freistellen". Mit Hilfe diese Feldes kann man schon während der Erfassung die unter 1.1.2. besprochenen Sicherheitseinstellungen vornehmen und die einzelne Verzeichnungseinheit für die Recherche freistellen. Die Freistellung oder Freigabe der Akte erfolgt durch einfaches Klicken in das entsprechende Feld, in welchem darufhin ein Häkchen erscheint. Wird das Feld ignoriert, bleibt die Verzeichnungseinheit fürs erste gesperrt.

Für alle Verzeichnungsmasken gelten bestimmte Tastaturkombinationen, die die alltägliche Arbeit und die Navigation innerhalb der Felder erleichtern sollen. Sie werden und Punkt X. eingehend erläutert. Hier sei nur darauf hingewiesen, daß alle Funktionen, die durch die Maus ausgeführt werden können, auch durch einfache Tastatureingaben möglich sind. So bewegt man sich von Feld zu Feld durch einfaches Betätigen der Return-Taste. Verläßt man den letzten Datensatz über die Return-Taste, wird automatisch ein neuer, leerer Datensatz aufgerufen.

Für die Erfassung von Archivalien mit häufig wiederkehrenden Angaben sei auf die Tastenkombination "Strg + #" hingewiesen, die die Eingabe aus dem gleichen Feld im vorherigen Datensatz im entsprechenden Feld des aktuellen Datensatzes wiederholt. So kann man bei wiederkehrenden Aktentiteln sehr viel Zeit sparen.

 

Die Maske für die Verzeichnung von Sachakten sieht folgendermaßen aus:

Es hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, bei der Verzeichnung und den einzelnen Eintragungen den allgemeinen archivischen Normen, wie den Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen oder den entsprechenden Normen der Papritz-Schule zu folgen. Dies gewährleistet eine gewisse Übersichtlichkeit und macht sich spätestens dann bezahlt, wenn der Archivar nach der Bestandsbearbeitung sein neue Findbuch ausdruckt.

Unbedingt notwendig ist die Einhaltung der Norm bei den Angaben im Feld "zeitlicher Umfang". Hier sollten die Angaben nach der Art gemacht werden, wie sie in den Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen bzw. in der Papritzschen Aktentitelaufnahme empfohlen werden. Dies betrifft die Verwendung von abgekürzten Monatsnamen ebenso wie den Einsatz von Klammern etc. Die Einhaltung der Norm macht sich später bezahlt, da das Recherchewerkzeug von ARIADNE eine zeitliche Einschränkung der Suche gestattet. Es kann aber natürlich nur Angaben verarbeiten, die entsprechend der Norm eingegeben wurden.

Unter den fakultativ auszufüllenden Feldern sei nur noch auf die Enthält-Vermerke hingewiesen. Die Art des eingetragenen Vermerkes muß durch ein entsprechendes "Enthält:", "Enthält u.a.", "Enthält auch" oder "Enthält nur" am Beginn des Eintrags angegeben werden. ARIADNE hält zwei Felder für Enthält-Vermerke vor, um bei der erweiterten Verzeichnung auch Platz für eventuell benötigte erweiternde oder einschränkende Enthält-Vermerke zu bieten. Ob dieses Angebot genutzt wird, liegt ganz beim Anwender.

 

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Klassifikation	Auswahl eines Ordnungsschemapunktes aus der Listbox	03.06.08.
Signatur	Angabe der Signatur des Archivale	R 1490
Alte Signatur	Angabe einer oder mehrerer Altsignaturen des Archivale	Y 9
Sortierung	Bestimmt die Position der Verzeichnungseinheit innerhalb der Aktengruppe des Ordnungsschemas	00030
Aktentitel	Kurze und treffende Angabe des Akteninhalts	Reaktionen der Universität auf die Veröffentlichung von Reichenbachs "Patriotischen Beiträgen"
Enthältvermerk	Beginnt mit den Worten "Darin:" bzw. "Enthält:", "Enthält u.a.:", "Enthält v.a.:" oder "Enthält nur:" und weist auf besondere Inhalte oder Überlieferungsformen hin. Jeder Enthältvermerk endet mit einem Punkt.	Enthält u.a.: Sonderdrucke von Rezensionen des Reichenbach'schen Werkes.
Enthält auch	Erweiternder Enthältvermerk, der zur Angabe von im Aktentitel nicht wiedergegebenen inhaltlichen Vorgängen genutzt wird.	Enthält auch: Verurteilung des Stud. jur. W. Stein wegen Verbalinjurien gegen die Universität.
Erhaltungszustand	wird nur ausgefüllt, wenn Schäden am Archivale festgestellt werden	Beispiel
Autograf	Angabe von wertvollen Autographen in der Verzeichznungseinheit	Malt Fürst von Putbus
Bemerkungen	Platz für weitere Kommentare, wie bspw. Literaturangaben etc.	Beispiel
zeitlicher Umfang	Angabe der Datierung der Akte mit vierstelligen Jahreszahlen entsprechend Anfangs- und Schlußdatum der Akte nach OVG. Monatsnamen werden angegeben, wenn die Akten überwiegend einen nur kurzen Zeitraum umfassen oder dies aus anderen Gründen geboten erscheint. Zulässige Monatsbezeichnungen sind (Jan., Febr., März, Apr., Mai, Juni, Juli, Aug., Sept., Okt., Nov. und Dez.). Nachgeheftete Schriftstücke, Unterbrechungen etc. werden in der Datierung entsprechend OVG gekennzeichnet.	1786-1796
Band	Angabe des Aktenbandes bei einer Serie	Bd. 2
Film	Angabe der Nummer des Sicherungs- bzw. Arbeitsfilmes, mit dem der Benutzer arbeiten kann.	107
Freistellen	Sicherheitseinstellungen für das Archivale. Hier wird entschieden, ob die Verzeichnungsangaben für alle Benutzer lesbar sein sollen

Die Maske für die Verzeichnung von Personalakten sieht folgendermaßen aus:

Die Verzeichnungsmaske für Personalakten bringt eine Reihe von Verzeichnungsangaben, die man als gattungsspezifisch bezeichnen könnte, und die daher hier kurz erläutert werden müssen.

Das Feld "Art der Prüfung" ist dem Umstand geschuldet, daß ein großer Teil der personenbezogenen Unterlagen in Archive Prüfungsakten sind, deren Art in diesem Feld näher bestimmt werden kann. Das sind also keine Personalakten im engeren Sinne. Für diese "echten" Personalakten wären neben dem "Geburts- und Sterbedatum" die Felder im grün gekennzeichneten Bereich bevorzugt auszufüllen. Das Erfassen der Geburts- und Sterbedaten, soweit sie bekannt sind, erleichtert dem Archivar später die Entscheidung über die Freigabe oder Sperrung der entsprechenden Akten.

Reine Personalaktenbestände haben in ARIADNE eine weitere Besonderheit gegenüber den anderen. Sie benötigen keine Klassifikation. Personalaktenbestände sind ja Pertinenzbestände, die in der Regel nach dem Alphabet geordnet werden. Eben diese Funktion übernimmt ARIADNE automatisch. Nur insofern Personalakten in Sachaktenbeständen auftauchen sollten, müssen sie einer Klassifikation des Ordnungsschemas zugewiesen werden.

Ein letztes Wort zu dem Feld "Provenienzen" - Personalaktenbestände sind als Pertinenzbestände häufig aus verschiedenen Provenienzen zusammengetragen worden. Nicht selten haben verschiedene Gliederungsebenen einer Behörde spezielle Personalakten zu ein und derselben Person geführt, die sich dann in so einem Pertinenzbestand als vielbändige Personalakte wiederfinden. Hier kann durch die Angabe der Provenienz eventuell eine Vorentscheidung bei der Recherche erleichtert werden.

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Klassifikation	Auswahl eines Ordnungsschemapunktes aus der Listbox	01.02.
Signatur	Angabe der Signatur des Archivale	PA 550
Bände	Angabe der Anzahl der Bände der Personalakte	3
Blatt	Angabe der Blatt- oder Seitenzahl bei einer Sammelakte, die mehrere Personalvorgänge enthält.	fol. 23-30
Titel	Akademische Grade ode Berufs- oder Ehrentitel	Dr.
Vorname	Rufnamen der beteffenden Person, möglichst aufgelöst und vollständig	Johann Carl Friedrich
Nachname	Familienname der betreffenden Person mit nachgestellten Prädikaten, falls vorhanden	Willich, von
Geburtsdatum	vollständiges Datum der Geburt in Zahlen	09.12.1859
Sterbedatum	vollständiges Todesdatum in Zahlen	27.03.1910
Art der Prüfung	Angabe der Prüfungsart, falls es sich um eine Prüfungsakte handelt	Facultas docendi
Erhaltungszustand	wird nur ausgefüllt, wenn Schäden am Archivale festgestellt werden
Intsitution/ Einrichtung	Beschäftigungsort der betreffenden Person	Amtsverwaltung
Provenienz	Angabe des ehemaligen Provenienzzusammenhangs, falls die Akte aus demselben entfernt wurde	Kurator
Dienststellung	Angabe des Dienstposten, ggfls. des Aufgabengebietes der Person	Prokurator
Bemerkung	Platz für weitere Kommentare, wie bspw. Literaturangaben etc.
zeitlicher Umfang	Feldbeschreibung	Beispiel
Freistellen	Sicherheitseinstellungen für das Archivale. Hier wird entschieden, ob die Verzeichnungsangaben für alle Benutzer lesbar sein sollen

Die Verzeichnungsmaske für Urkunden sieht folgendermaßen aus:

In der Verzeichnungsmaske für Urkunden ist ähnlich wie bei anderen Archivalientypen auf die bereits gegebene Normierung der Verzeichnungsangaben, bspw. durch die sogenannten OVG Urkunden zu verweisen. An Besonderheiten ist hier nur zu berücksichtigen, daß die Datierung und der Ausstellungsort der Urkunde in aufgelöster Form in einzelnen Feldern und dann noch einmal in der originalen (unaufgelösten) Form im Feld "Actum/Datum" anzugeben ist.

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Klassifikation	Auswahl eines Ordnungsschemapunktes aus der Listbox	01.
Signatur	Angabe der Signatur des Archivale	123
Alte Signatur	Angabe einer oder mehrerer Altsignaturen des Archivale, die aber neuzeitlichen Ursprungs sind	W 25
Sortierung	Bestimmt die Position der Verzeichnungseinheit innerhalb der Aktengruppe des Ordnungsschemas	00230
Inhalt	Kurzregest der Urkunde, welches den wesentlichen Inhalt wiedergibt	Bischof Nikolaus von Kammin bestätigt zwei von dem Greifswalder Probst Gottfried Weggezin gestiftete Vikarien
Datierung	Angabe der Datierung nach dem Muster Jahr-Monat-Tag	1399 Nov. 20
Ort	Angabe des aufgelösten Ausstellungsortes	Kolberg
Zeugen	Aufzählung der Personen der Zeugenliste im Eschatokoll	Wydecke von der Kante, Alf von Wycke
Druck/ Regest	Bibliographische Angabe zur Regesten- oder Volledition, falls eine solche vorhanden ist	Kosegarten, I 345
Siegel	Siegelbeschreibung nach Art, Befestigungsar, Größe und Erhaltungszustand oder Angabe des Verlustes	eingehängtes Kamminer Bischofssiegel, 55mm, rot
Datum Actum	Wiedergabe der Originaldatierung der Urkunde	datum colbergh anno domini millesimo trecentesimo nonagesimonono die vicesima mensis novembris
Sprache	Angabe der Urkundensprache (mhd., mnd., lat.)	lat.
Beglaubigungsform	Angabe der Beglaubigungsform entsprechend Befund oder Ankündigung (corroboratio)	Siegel
Beschreibstoff	Angabe der Art des Schriftträgers mit den Abmessungen, evtl. auch des Umbugs	Pergament 59x31cm, Umbug 6 cm
Überlieferungsart	Angabe der Überlieferungsart (Original, Kopie, Abschrift etc.)	Original
Erhaltungszustand	wird nur ausgefüllt, wenn Schäden am Archivale festgestellt werden	Beispiel
Beglaubigungs- und Notarzeichen	Nennung und Beschreibung der entsprechenden Zeichen oder Namen des Notars	Notarszeichen Marquardt von Greifswald
Archiv und Registraturvermerke	Aufnahme der Dorsualvermerke, soweit sie nicht aus der Kanzlei stammen	Goerminsche Rente, III mk ex villa busdorp quod spectat ad plebanum in gormyn.
Kanzeleivermerke	Aufnahme der Dorsualvermerke, soweit sie der Ausstellerkanzlei zuzuordnen sind	confirmatio praesentatur ad chorum
Besonderheiten	Hier erfolgt die Angabe von Auffälligkeiten in der graphischen (Initialen etc.) oder inhaltlichen (Verse etc.) Gestaltung der Urkunde	Flechtbandinitiale
Freistellen	Sicherheitseinstellungen für das Archivale. Hier wird entschieden, ob die Verzeichnungsangaben für alle Benutzer lesbar sein sollen

Bei der Verzeichnung von Karten/Rissen/Plänen orientiert sich die Zusammenstellung der Verzeichnungsangaben ebenfalls an den bekannten Normen der OVG und Papritzens Kartentitelaufnahme. Im Unterschied zu anderen Archivaliengattungen bietet ARIADNE hier die Möglichkeit, eine bildliche Darstellung des verzeichneten Objekts, ein sogenanntes "Thumbnail" (Fingernagel - bezeichnet eine Bilddatei von sehr geringer Auflösung), in die Verzeichnungsangaben einzubetten.

Natürlich müssen diese Bilddateien zuerst außerhalb von ARIADNE erzeugt werden, sei es durch Scannen oder durch digitale Fotoaufnahmen, die dann in einem bestimmten Verzeichnis im Graustufenmodus oder als Farbbild mit ca. 200dpi Auflösung abgelegt werden müssen.

Aus diesem Verzeichnis lassen sich solche Bilder dann recht leicht importieren, indem man lediglich auf das Bedienfeld im rechen Bildfenster klickt. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster in welchem man die Quelldatei für das Bildobjekt angeben muß, woraufhin der Import vollzogen wird. Während des Imports wird die Datei durch einen Filter auf eine Standardauflösung konvertiert, die dem Bild eine ausreichende Qualität als Informationsmittel beläßt, aber keine hochwertigen Reproduktionen ermöglicht. Dies geschieht aus Gründen der Speicherkapazität ebenso wie aus grundsätzlichen Erwägungen, nach denen ARIADNE in erster Linie ein Auskunftsmittel ist.

Es werden folgende Bildformate unterstützt:

1. BMP - Wimdow Bitmap
2. TIFF - Tag Image File Format
3. JPEG - JPEG Standard

Alle Bildinhalte werden auf ein verkleineres Bild mit maximal 255x255 Pixeln und 24-Bit Farbkodierung heruntergerechnet und im komprimierten Protable Network Format ind der Datenbank abgelaget. Die Ablage eignet sich nicht zur spericherung der Originale! Benutzen Sie dazu Software wie DejaVu.

 

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Klassifikation	Auswahl eines Ordnungsschemapunktes aus der Listbox	2.0. Universitätsgüter
Signatur	Angabe der Signatur des Archivale	K 703
Alte Signatur	Angabe einer oder mehrerer Altsignaturen des Archivale	Ab 780
Sortierung	Bestimmt die Position der Verzeichnungseinheit innerhalb der Aktengruppe des Ordnungsschemas	00020
Karteninhalt	Wiedergabe des Kartentitels, der möglichst auch den Entstehungszweck der Karte benennt	Stralsund, Stadt und Festung
Beschreibung	Hier kann der Karteninhalt kurz kommentiert werden, bspw. auch durch Nennung abgebildeter topographischer oder anderer Elemente, die im Titel nicht genannt werden. Hier kann auch die Orientierung angegeben werden.	Tore, Kirchen, besondere Gebäude
Verweis auf zugehörige Akten	Hier sollten Hinweise auf mit dem Entstehungszweck der Karte verbundene Archivalien, wie Urkunden, Akten, Register etc. gegeben werden	Bauakte, K 721
Datierung	Hier ist das Jahr der Herstellung des Archivale anzugeben	1796
Art	Angabe der Entstehungsstufe und Ausführungsart des Archivale	handkolorierte Reinzeichnung, Stadplan
Maßstab	Der Maßstab sollte in der heute gültigen Bruchform angegeben werden. Andernfalls ist die Originalangabe der Karte zu Zitieren	1:4750
Format	Größe des Blattes. Angaben zum Schriftträger erfolgen nur, wenn es sich nicht um Papier handelt	64,3 x 45,6
Entstehungsort	Herstellungsort der Karte	Stralsund
Hersteller/ Personalangaben	geistiger Urheber, Verfasser, Techniker (Zeichner, Stich, Druck etc.), Herausgeber, Verleger	Verfasser unbekannt
Erhaltungszustand	wird nur ausgefüllt, wenn Schäden am Archivale festgestellt werden	Wasserschaden, oben rechts
Bemerkungen	Platz für weitere Kommentare, wie bspw. Literaturangaben etc.
Freistellen	Sicherheitseinstellungen für das Archivale. Hier wird entschieden, ob die Verzeichnungsangaben für alle Benutzer lesbar sein sollen

Um ein Bild zu importieren betätigen Sie bitte den Schalter . Sie erhalten dann einen wie hier abgebildeten klassische Dateidialog.

Es werden folgende Bildformate unterstützt:

1. BMP - Wimdow Bitmap
2. TIFF - Tag Image File Format
3. JPEG - JPEG Standard

Alle Bildinhalte werden auf ein verkleineres Bild mit maximal 255x255 Pixeln und 24-Bit Farbkodierung heruntergerechnet und im komprimierten Protable Network Format ind der Datenbank abgelaget. Die Ablage eignet sich nicht zur spericherung der Originale! Benutzen Sie dazu Software wie DejaVu.

Feldname	Beschreibung	Beispiele
Klassifikation	Auswahl eines Ordnungsschemapunktes aus der Listbox	Beispiel
Signatur	Angabe der Signatur des Archivale	Beispiel
Alte Signatur	Angabe einer oder mehrerer Altsignaturen des Archivale	Beispiel
Sortierung	Bestimmt die Position der Verzeichnungseinheit innerhalb der Aktengruppe des Ordnungsschemas	Beispiel
Bildinhalt	Beschreibende Angabe des Bildinhaltes unter Nennung des Anlasses der Entstehung	Einweihung des Neubaus der Bibliothek
Objekte	Aufzählung oder Benennung der abgebildeten Orte und Objekte oder Gegenstände	Berthold-Beiz-Platz 1, Bibliotheksgebäude,
Personen	Namentliche Aufzählung der abgebildeten Personen mit Richtungsangabe (v.l. oder v.r.)	Direktro Dr. Muster, Bürgermeister Dr. Fürst, Baudezernent Stümper (v.r.)
Fotograf	Namentliche Nennung des Urhebers, des Labors oder des Verlegers, Herausgebers	S. Karnick
Datierung	Datum der Aufnahme	6. Juni 2002
Material	hier können nur Voreinstellungen der Listbox gewählt werden	vp-Originalabzug
Format	Angabe des Formates des Bildträgers	9x13
Provenienz	Herkunft des Fotos	Pressestelle
Erhaltungszustand	wird nur ausgefüllt, wenn Schäden am Archivale festgestellt werden
Bemerkung	Platz für weitere Kommentare, wie bspw. Literaturangaben etc.
Freistellen	Sicherheitseinstellungen für das Archivale. Hier wird entschieden, ob die Verzeichnungsangaben für alle Benutzer lesbar sein sollen

 1.2.4.4 Verzeichnung - Listenmodus

Der Listenmodus bietet eine findbuchähnliche Ansicht der Einträge eines Bestandes und eignet sich insbesondere zur späteren Bearbeitung, Korrektur und Ergänzung bereits verzeichneter Bestände. In der Liste kann man sich mit Hilfe der Cursortasten oder der seitlichen Scroll-Leiste bewegen.

Zur Auswahl einer Verzeichnungseinheit für die Bearbeitung wird die Leertaste betätigt. der Eintrag erscheint dann blau hinterlegt. Abermaliges Betätigen der Leertaste hebt diese Einzelauswahl wieder auf. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Auf diese Art läßt sich eine ganze Gruppe von Einträgen zusammenstellen. Über das Bedienfeld werden die ausgewählten Verzeichnungseinheiten im Maskenmodus zur Bearbeitung geladen. Nach erfolgter Bearbeitung im Maskenmodus kehrt man über das Feld "Aufheben" wieder zurück in den Maskenmodus für den gerade bearbeiteten Bestand und zwar zu der Stelle, wo sich die bearbeitete Verzeichnungseinheit innerhalb der inneren Ordnung des Bestandes befindet.

Im Listenmodus besteht darüber hinaus die Möglichkeit über iene Suchfunktion Verzeichnungseinheiten zu ermitteln, die bearbeitet werden sollen. Dazu geben Sie einen Suchbegriff im Feld   ein und klicken Sie auf . Sie erhalten jetzt eine Liste mit den gefundenen Entsprechungen bzw. Treffern welche auch farblich gekennzeichnet sind. Mit dem Bedienfeld können Sie die Suche zurücksetzten. Durch das Betätigen der Leertaste läß sich ein Listeneintrag auswählen. Der gewählte Eintrag hat dann einen blau gefärbtes Aussehen. Über das Bedienfeld "Alles auswählen" können Sie das gesamte Suchergebnis für die Bearbeitung auswählen und entsprechend markieren. Das Bedienelement "Auswahl aufheben" hebt sämtliche Auswahlentscheidungen des Bearbeitets auf. Mit dem Bedienfeld kann man in das Maskenfenster zuzückkehren und kann hier die Ausgewählten Datemsätze bearbeiten.

 1.2.4.5 Verzeichnung - Tabellenmodus

Der Tabellenmodus ist für die Nachbearbeitung von Verzeichnungseinheiten besonders geeignet, in denen eine Korrektur oder Ergänzung an immer der gleichen Stelle erfolgen soll. Die einzelnen Elemente der Verzeichnungsangaben (bspw. Aktentitel, Datierung etc.) stehen dabei in einer Spalte untereinander.

Die Tabellenfelder lassen sich nur jeweils einzeln bearbeiten, indem man die "ENTER"-Taste betätigt, während das zu bearbeitende Feld schwarz markiert ist. Damit wird dieses Feld in den Editiermodus versetzt. Das sieht dann so aus:

Nun kann jede beliebige Eingabe erfolgen. Durch erneutes drücken der "ENTER"-Taste oder "ESC"-Taste kann dieses Editierfenster verlassen werden. Wie im

Auch im Listenmodus ist eine Suche möglich, allerdings immer nur in einem Element, bpw. im "Atentitel". Die Auswahl des zu durchsuchenden Elements oder Feldes erfolgt in der Listbox . Anschließend wird der Suchbegriff im Feld eingegeben und die Suche mit der Schaltfläche gestartet. Treffer der Suche werden im entsprechenden Feld markiert und können über das Bedienelement erreicht werden. Eine Navigation über Cursortasten oder Scroll-Leiste ist natürlich auch möglich. Durch betätigen der Taste oder Wahl einer ander Suchspalte wird die Suche zurückgesetzt.

Anders als im Listenmodus sind die Felder "Klassifikation" und "Signatur" im Tabellenmodus nicht editierbar.

 

 2. Allgemeine Bemerkungen zur Suche

Die in ARIADNE verwendeten Suchmerkmale basieren auf dem in der Informatik weit verbreiteten Modell der Regulären Ausdrücke. Diese ermöglichen es, nach mehreren Suchbegriffen bzw. Wortvarianten in einem Schritt zu suchen. Desweiteren werden diese Suchausdrücke von den vielen SQL-Datenbanken unterstützt, wie z.B. bei dem in ARIADNE verwendeten MySQL-Datenbank-"Backend". Leider ist die Formulierung der Suchausdrücke für den ungeübten Anwender etwas schwierig. Es ist jedoch lohnend, sich wenigstens ansatzweise über die Möglichkeiten und Formulierung von Regulären Ausdrücken zu informieren. Dies soll im folgenden Kapitel geschehen.

 2.1. Einige Beispiele zur Motivation